Laatimispvm: 05/2018, tarkastettu 4/2021
1. Rekisterinpitäjä
Marketing Finland ry
puh. (09) 686 0840 tai info@marketingfinland.fi
2. Tietosuojaselosteesta vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö
Henna Salenius
puh. (09) 6860 840
3. Rekisterin nimi
Marketing Finland Onni jäsen- asiakas- ja markkinointirekisteri.
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus)
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on:
- Oikeutettu Etu: Jäsensuhteiden hoitaminen
- Henkilön suostumus: Markkinointihakemiston ylläpito
- Sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
- Oikeutettu etu: alaan liittyvän tiedon ja osaamisen edistäminen
- Oikeutettu etu: alaan liittyvä vaikuttaminen ja edunvalvonta
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, jäseniin. mediaan ja viranomaistahoihin. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
5. Rekisterin tietosisältö
Onni-rekisteri sisältää tietoja
- Marketing Finlandin jäsenyrityksistä ja näiden henkilöstöstä
- Marketing Finlandin palveluja käyttäneiden yritysten ja henkilöiden tietoja
- Uutiskirjeen tilaajatietoja
- Tietoa potentiaalisista jäsenyrityksistä sekä näiden päättäjistä
- Markkinointihakemistossa olevien yritysten ja näiden henkilöstön tietoja, jotka yritykset ovat itse lisänneet rekisteriin
- Yhteistyökumppanikontakteja: media, muut liitot ja viranomaiset
Rekisteriin on kerätty seuraavia tietoja henkilöistä:
Nimi, titteli ja vastuualueet, verkkoyhteyden IP-osoite, tunnukset/profiilit sosiaalisen median palveluissa, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, uutiskirje- ja lehtitilaukset, näkyvyys Markkinointihakemistossa, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. jäsentietolomakkeelta, www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, Markkinoinnin työkalupakista (jäsenportaali), sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista, mediarekistereistä, seminaari-ilmoittautumisista, koulutusten ja palveluiden tuottamiseen osallistuvilta yhteistyökumppaneilta ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Lisäksi päivityksessä hyödynnetään Kauppalehden yritys- ja päättäjätietokantaa.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto
Onni -rekisterin tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Jäsenyritysten nimi- ja osoitetiedot julkaistaan Marketing Finlandin kotisivuilla.. Muiden kuin jäsenyritysten yritys- ja henkilötietoja julkaistaan Markkinointihakemisto -verkkopalvelussa. Liiton jäsenyritysten henkilöt voivat halutessaan näkyä Markkinointihakemisto -verkkopalvelussa.
Liitto voi luovuttaa nimi- ja osoitetietoja liiton toimintaa tukeviin tarkoituksiin yhteisöille, jotka itse suunnittelevat, tuottavat, myyvät tai välittävät mainontaa, viestintää, mainostilaa, mainosaikaa tai mainontaan liittyviä tutkimuksia tai palveluita tai palveluiden tuottamiseen osallistuville osapuolille.
Nimi- ja osoitetietoja voidaan luovuttaa postittavalle yritykselle tai muulle palvelun tekniselle toteuttajalle tämän suorittaessa liiton toimeksiantoa. Tietoja luovutetaan tarra- ja paperitulosteina sekä sähköisesti.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulko puolelle
Markkinointihakemisto ei luovuta henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ilman henkilöiden lupaa.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
Onni-tietokanta sijaitsee Marketing Finlandin CRM-järjestelmässä, jonne pääsevät vain Marketing Finlandin henkilökunta henkilökohtaisilla tunnuksilla ja salasanoilla.
Markkinointihakemiston yritykset pääsevät päivittämään omia yritys- ja henkilötietojaan verkossa omilla tunnuksillaan. Jäsenyritykset pääsevät päivittämään tietojaan omilla jäsentunnuksilla Markkinoinnin työkalupakissa. Tietoja voidaan myös päivittää laittamalla viestiä info@marketingfinland osoitteella tai soittamalla rekisterin ylläpidosta vastaavalle henkilölle.
10. Tarkastus- oikeus
Markkinointihakemiston yritykset voivat tarkastella omia tietojaan käyttäjäportaalin kautta ja Marketing Finlandin jäsenet Markkinoinnin työkalupakin (jäsenportaali) kautta. Lisäksi omat tiedot voi tilata puhelimitse numerosta +358 9 686 0840. Marketing Finland ei luovuta mitään tietoja sähköpostitse.
11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti Marketing Finlandille. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).